ติดต่อเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล
[email protected]ผู้ให้บริการเว็บไซต์ Document Control
วิธีขอลบข้อมูลหรือใช้สิทธิ →1. ขอบเขตและผู้รับผิดชอบข้อมูล
นโยบายนี้อธิบายการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลโดยผู้ให้บริการเว็บไซต์ Document Control ผ่าน document-control.com ครอบคลุมการสมัครบัญชี พื้นที่ทำงานบริษัท การขอสาธิตระบบ และหน้าไฟล์สาธารณะ
ผู้ให้บริการดูแลข้อมูลบัญชี การให้บริการ และการติดต่อเพื่อดำเนินงานของ Document Control ส่วนแต่ละบริษัทเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์และการใช้งานข้อมูลลูกค้า ผู้ขาย พนักงาน และเอกสารที่นำเข้าสู่พื้นที่ทำงาน หากคำขอเกี่ยวข้องกับข้อมูลของบริษัท ให้ติดต่อผู้ดูแลบริษัทก่อน โดยผู้ให้บริการจะช่วยประสานคำขอในส่วนที่เกี่ยวข้องกับระบบ
2. ข้อมูลที่จัดเก็บ
ข้อมูลมาจากคุณ ผู้ดูแลบริษัท รายการและไฟล์ที่ผู้ใช้นำเข้า รวมถึงการใช้งานระบบ โดยขึ้นอยู่กับฟีเจอร์ที่ใช้ ได้แก่
- ข้อมูลบัญชี: ชื่อ อีเมล รหัสผ่านในรูปแบบแฮช บริษัท แผนก สิทธิ์ใช้งาน และรูปโปรไฟล์หากมีการเพิ่ม
- ข้อมูลในพื้นที่ทำงาน: ข้อมูลธุรกิจและผู้ติดต่อ ลูกค้า ผู้ขาย พนักงานและงาน HR รายการบัญชี สินทรัพย์ สต๊อกสินค้า เอกสาร ไฟล์แนบ เวอร์ชัน ความคิดเห็น และรายการอนุมัติหรือยืนยันอ่าน
- ข้อมูลบริการ: แพ็กเกจและหลักฐานชำระเงิน รวมถึงชื่อบริษัท ชื่อผู้ติดต่อ อีเมล เบอร์โทรที่เลือกให้ และข้อความในการขอสาธิตหรือติดต่อผู้ให้บริการ
- ข้อมูลทางเทคนิค: IP ที่เชื่อมต่อ เวลาเข้าใช้งาน เมนูที่เข้าถึง สถานะคำขอ จำนวนดาวน์โหลด และประวัติการดำเนินการ รวมถึงเวลาที่เปลี่ยนรหัสผ่านและอีเมลเดิม/ใหม่เมื่อเปลี่ยนอีเมล ประวัติการเปลี่ยนบัญชีไม่บันทึกค่ารหัสผ่าน
3. วัตถุประสงค์และเหตุผลในการใช้ข้อมูล
ใช้ข้อมูลเพื่อสร้างและยืนยันบัญชี ให้บริการพื้นที่ทำงานบริษัท ควบคุมสิทธิ์ จัดเก็บและเรียกใช้เอกสาร ดำเนินขั้นตอนอนุมัติ เก็บประวัติ จัดการค่าบริการและการชำระเงิน ตอบคำขอ และตรวจสอบข้อผิดพลาดหรือการใช้งานที่ไม่เหมาะสม
การประมวลผลอาศัยความจำเป็นในการให้บริการตามที่ร้องขอหรือดำเนินการก่อนทำสัญญา ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายด้านความปลอดภัยและการบริหารระบบ หน้าที่ตามกฎหมาย หรือความยินยอมในกรณีที่มีการขอ เช่น การติดต่อกลับเรื่องสาธิตระบบ ช่องที่จำเป็นใช้เพื่อดำเนินบริการนั้น หากไม่ให้ข้อมูลอาจไม่สามารถสร้างบัญชีหรือดำเนินคำขอได้ ส่วนช่องที่ไม่บังคับสามารถเว้นว่างได้
บริษัทควรนำเข้าเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงาน และมีเหตุผลที่เหมาะสมในการประมวลผลข้อมูลของบุคคลอื่น โดยเฉพาะข้อมูลอ่อนไหวในงาน HR หรือไฟล์แนบ
6. ระยะเวลาจัดเก็บข้อมูล
ข้อมูลบัญชีและพื้นที่ทำงานจัดเก็บขณะที่จำเป็นต่อการให้บริการและการเก็บรายการของบริษัท ส่วนหลักฐานชำระเงิน บันทึกความปลอดภัย และหลักฐานธุรกรรมหรือคำขอ อาจต้องเก็บต่อเพื่อหน้าที่ตามกฎหมาย การจัดการข้อพิพาท หรือความปลอดภัย โดยพิจารณาระยะเวลาจากวัตถุประสงค์และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
การย้ายไฟล์ไปถังขยะยังเก็บเนื้อหาและเวอร์ชันไว้เพื่อกู้คืน การปิดบัญชี ยกเลิกลิงก์ หรือซ่อนรายการสาธารณะไม่ได้ลบข้อมูลต้นทางโดยอัตโนมัติ หากต้องการลบข้อมูล ให้ติดต่อเพื่อประเมินคำขอ ความเชื่อมโยงของรายการ คำสั่งของบริษัท และความจำเป็นที่ต้องเก็บต่อ พร้อมแจ้งข้อจำกัดให้ทราบ
7. การดูแลความปลอดภัย
ระบบใช้ HTTPS การแฮชรหัสผ่าน การควบคุมสิทธิ์ตามบริษัทและผู้ใช้ และบันทึกกิจกรรมเพื่อช่วยคุ้มครองข้อมูล ผู้ดูแลควรทบทวนสิทธิ์ ลิงก์สาธารณะ และบัญชีเป็นระยะ ผู้ใช้ควรเก็บข้อมูลเข้าสู่ระบบเป็นความลับและหลีกเลี่ยงการนำเข้าข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น
8. สิทธิของคุณและการขอลบข้อมูล
ภายใต้เงื่อนไขของกฎหมายที่ใช้บังคับ คุณอาจขอเข้าถึงหรือรับสำเนา แก้ไข ลบ ระงับการใช้ โอนย้าย หรือคัดค้านการประมวลผลข้อมูล และถอนความยินยอมสำหรับการประมวลผลที่อาศัยความยินยอมได้ รวมถึงร้องเรียนต่อหน่วยงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่มีอำนาจ การถอนความยินยอมไม่กระทบการดำเนินการที่ชอบด้วยกฎหมายก่อนหน้านั้น
กรณีข้อมูลอยู่ภายใต้การจัดการของบริษัท ให้ติดต่อผู้ดูแลบริษัท สำหรับบัญชี Document Control คำขอสาธิต หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริการ สามารถดำเนินการดังนี้
- ส่งอีเมลถึง [email protected] ใช้หัวข้อ “Document Control — ขอใช้สิทธิข้อมูลส่วนบุคคล” หรือ “Document Control — ขอลบข้อมูล”
- ระบุอีเมลบัญชี ชื่อบริษัทหากเกี่ยวข้อง ข้อมูลที่ต้องการให้ตรวจสอบ และสิ่งที่ต้องการให้ดำเนินการ ไม่ต้องส่งรหัสผ่าน รหัสใช้ครั้งเดียว หรือเอกสารอ่อนไหวที่ไม่จำเป็น
- ผู้ให้บริการอาจขอข้อมูลที่จำเป็นเพื่อยืนยันตัวตนหรืออำนาจดำเนินการ จากนั้นพิจารณาร่วมกับบริษัทที่เกี่ยวข้องตามความจำเป็น และแจ้งผล ขั้นตอนถัดไป หรือเหตุผลที่มีข้อจำกัดภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
9. Facebook / Meta และบริการภายนอก
Document Control มีลิงก์ไปยัง Facebook / Meta, LINE และบริการภายนอกอื่น เมื่อเปิดลิงก์หรือแชร์ URL เว็บไซต์ จะมีการใช้งานบริการของผู้ให้บริการนั้นและอยู่ภายใต้นโยบายของแต่ละบริการ ข้อมูลกำกับหน้าเว็บระบุแอป Document Control สำหรับตัวอย่างลิงก์ ส่วนการเข้าสู่ระบบในเวอร์ชันปัจจุบันใช้บัญชีอีเมลและรหัสผ่าน ไม่ได้ใช้ Facebook Login
หน้าภายในระบบบางหน้าอาจร้องขอทรัพยากรแบบอักษรจาก Google ซึ่งผู้ให้บริการจะได้รับข้อมูลการเชื่อมต่อที่จำเป็นต่อการส่งทรัพยากรนั้น โปรดอ่านข้อมูลความเป็นส่วนตัวของบริการภายนอกก่อนให้ข้อมูลผ่านบริการนั้น
10. การปรับปรุงนโยบายและการติดต่อ
เมื่อปรับปรุงนโยบาย จะเผยแพร่ฉบับใหม่ในหน้านี้พร้อมวันที่ปรับปรุง หากมีคำถามเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ติดต่อผู้ให้บริการเว็บไซต์ Document Control ได้ที่ [email protected] หรือ LINE @AutomationSoft