1. กำหนดเอกสารที่จะนำเข้าระบบ
เริ่มจากเอกสารที่มีคนใช้ร่วมกันหรือแก้ไขบ่อย เช่น คู่มือทำงาน แบบฟอร์ม และรายงานรับสินค้า ระบุผู้รับผิดชอบให้แต่ละชุดเอกสาร ก่อนนำข้อมูลจริงเข้าระบบ ลองขั้นตอนด้วยไฟล์ตัวอย่างที่ไม่มีข้อมูลลับ
2. วางโครงสร้างบริษัทและแผนก
ให้แอดมินบริษัทสร้างแผนกตามการทำงานจริง เช่น คลังสินค้า ขนส่ง และบัญชี จากนั้นสร้างบัญชีพนักงานรายบุคคล เลือกการเข้าถึงเฉพาะแผนกหรือทั้งบริษัทตามหน้าที่ และหลีกเลี่ยงการใช้บัญชีเดียวร่วมกัน
3. ตั้งชื่อและรายละเอียดให้ค้นกลับมาได้
ใช้รูปแบบชื่อที่ทีมตกลงร่วมกัน เช่น WH-Receiving-Report-2026-001 พร้อมคำอธิบายที่บอกว่าเอกสารเกี่ยวกับงานใด หากใช้รายการเอกสารที่มีข้อมูลลูกค้าและเลขงาน ให้กรอกช่องเหล่านั้นให้ครบ แทนการใส่ข้อมูลสำคัญไว้ในชื่อไฟล์อย่างเดียว
4. ใช้เวอร์ชันใหม่เมื่อเนื้อหาเปลี่ยน
เมื่อแก้ไฟล์ ให้เพิ่มเวอร์ชันและบอกเหตุผลที่สื่อความหมาย เช่น “ปรับจำนวนสินค้าตามผลตรวจรับ” แทนคำว่า “แก้ไข” อย่างเดียว ตรวจไฟล์ที่แนบและข้อมูลเวอร์ชันก่อนแจ้งทีมว่าเอกสารฉบับใหม่พร้อมใช้งาน
5. ตรวจสิทธิ์ก่อนส่งลิงก์
ตรวจว่าผู้รับอยู่ในบริษัทหรือแผนกที่ได้รับสิทธิ์ ลิงก์ดาวน์โหลดจะตรวจการเข้าสู่ระบบและสิทธิ์ทุกครั้ง หากผู้รับเปิดไม่ได้ ให้แอดมินตรวจบัญชีและขอบเขตเอกสาร ไม่ควรแก้ปัญหาด้วยการใช้บัญชีของผู้อื่น
6. ทบทวนเอกสารและบัญชีเป็นระยะ
กำหนดผู้รับผิดชอบตรวจเอกสารที่เลิกใช้ บัญชีพนักงานที่เปลี่ยนหน้าที่ และการมอบหมายแผนก สำหรับเอกสารที่ใช้ขั้นตอนอนุมัติ ให้ตรวจสถานะก่อนนำไปใช้งาน และเก็บเหตุผลการเปลี่ยนแปลงไว้เพื่อย้อนดู
7. ค้นข้อความและกำหนดวันทบทวน
เปิดรายละเอียดไฟล์ กำหนดเลขเอกสารและวันทบทวนหรือหมดอายุ ในส่วน OCR กดอ่านข้อความ ตรวจแก้และบันทึกก่อนค้นจากเมนูค้นหาไฟล์ขั้นสูง ระบบค้นเฉพาะดัชนีของเวอร์ชันปัจจุบัน การเพิ่มเวอร์ชันใหม่ต้องอ่านข้อความและบันทึกใหม่
8. ส่งอนุมัติและยืนยันอ่าน
ให้แอดมินตั้งขั้นตอนอนุมัติ แล้วเลือกขั้นตอนในหน้าไฟล์ ผู้อนุมัติต้องมีสิทธิ์และไม่ใช่ผู้จัดทำหรือผู้ส่งคำขอ เลือกผู้รับในส่วนยืนยันอ่านเพื่อให้แต่ละคนยืนยันด้วยบัญชีตนเอง ดูงานค้างได้จากเมนูอนุมัติไฟล์และงานยืนยันอ่าน
9. ตรวจประวัติและกู้คืนไฟล์
เมนูประวัติการใช้งานแสดงเวลาไทย IP ที่เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ และเมนูที่เข้า ผู้ใช้ทั่วไปเห็นรายการของตน แอดมินเห็นเฉพาะบริษัทตน หากย้ายไฟล์ไปถังขยะ ให้แอดมินกู้คืนพร้อมเหตุผล ไฟล์และเวอร์ชันไม่ถูกลบ แต่คำขออนุมัติที่ค้างจะถูกยกเลิก